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Projets IT


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La Documentation

Parole d'auditeur : mon premier réflexe, quand j'audite un projet, c'est de regarder comment la documentation est gérée. Si c'est le bazar, j'ai tout de suite compris où j'ai mis les pieds ...

Identification

Un document (expression de besoins, spécification, procédure ...) est évolutif. Quand on parle d'un document, selon le contexte, on fait référence au document en général ou à une version précise de ce document.
L'identification reposera donc sur:

Exemple : projet_type_numéro d'ordre_titre_version_statut = X48_SPE_003_Gestion des paiements_v4_draft3
Quand on arrivera à un draft approuvé, on aura alors le document: X48_SPE_003_Gestion des paiements_v4_approuvé
Cet identifiant servira a nommer le fichier électronique (X48_SPE_003_Gestion des paiements_v4_draft3.doc, X48_SPE_003_Gestion des paiements_v4_approuvé.pdf). Il devra aussi figurer en entête ou pied de page. Ainsi un lecteur sera toujours assuré de savoir ce qu'il est en train de lire.

Stockage et Accessibilité des documents

A défaut d'une organisation claire et d'un outil facile à utiliser, on se retrouvera inévitablement avec de multiples copies dans des répertoires diverses et variés qu'il faudra inlassablement parcourir pour retrouver le document cherché. Cette situation va de pair avec une incertitude sur le document trouvé: est-ce bien le "dernier" ? pourquoi des différences entre deux documents de même identifiant ?

Il faut donc absolument organiser le stockage des documents autour d'un référentiel unique.

Procédure et Outil

Une procédure pourra préciser les règles minimales mentionnées ci-dessus : workflow plus riche, authorité pour approuver, règles de stockage, droits d'accès...
Un outil remplacera avantageusement la procédure pour éviter tout écart. Dans un contexte nomade, multi-site ou pour le partage entre entreprises client / fournisseur, un outil WEB s'impose.


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